Vi har fått en betydligt bättre överskådlighet

Hur skulle du beskriva era utmaningar på Elko innan ni påbörjade den här utbildningsinsatsen?

”Vi kan väl egentligen säga att vi stod inför två olika utmaningar. För det första så har vi en ganska lång bakgrund som en relationsskapande organisation som i första hand gärna är ute och träffar människor och ”göra affärer”. Här identifierade vi ganska tidigt en avsaknad av både dokumentation och struktur runt omkring detta vilket behövdes fixas till.”

”Vi behövde också hjälp att utforska alla hjälpmedel som idag finns i Microsoft 365 som kan underlätta säljarbetet. Där fick vi bland annat lära oss att inte jobba så mycket efter inkorgen utan snarare med uppgifter och att göra-listor i Outlook. Vi har fått hjälp att jobba mer strukturerat och fått bättre ordning i Outlook. Sen är vår organisation fortfarande under uppbyggnad när det gäller den digitala mognaden, men tack vare Effektiv Nu har vi ändå kommit bra bit på vägen.”

 

Hur var din upplevelse av utbildningen?

”Mycket bra! Det är egentligen två olika utbildningar som vi har tagit in. Dels är det utbildningen Arbeta Smartare och Personlig Effektivitet som alla anställda har fått gå, som handlar om att jobba effektivare och mer strukturerat på en mer individuell bas. Här fick medarbetarna lära sig hantera våra Microsoftverktyg bättre, samt lära sig strukturera upp sin egen inkorg. Den andra utbildningen som vi tog in var Interna Trafikregler som mer handlade om hur vi på bästa sätt skulle hantera övergången till Microsoft Teams som ny arbetsplattform samt lagringsplats.”

”Det är fortfarande väldigt många som jobbar på det traditionella sättet, men det är fler och fler av oss som tagit till oss det nya arbetssättet. Vi försöker påminna varandra och har numera alla våra gemensamma verktyg och dokument i olika Teams-kanaler.”

”Innan kommunicerade vi internt både via mail, telefonsamtal och sms. Idag är allt mer samlat, där vi nu har satt upp riktlinjer för hur vår internkommunikation ska hållas. Vi har också en större tydlighet kring var vi sparar våra dokument vilket gör det lättare att hitta bland gemensamma filer, något som varit väldigt användbart.”

 

Vad har du kunnat se för effekter av att ni har genomfört dessa två utbildningar på Elko?

”En del av våra medarbetare tog till sig kunskapen väldigt snabbt och jobbar effektivare idag, medan andra tycker det är lite mer utmanande att ställa om till våra interna trafikregler när det kommer till internkommunikation samt lagring via Teams.”

”Men jag tycker absolut att merparten av oss numera jobbar ganska hårt efter de interna trafikreglerna som vi har satt upp tillsammans med Effektiv Nu. Idag när vi mer eller mindre samlat allt i Teams har vi fått en betydligt bättre överskådlighet och det är så mycket lättare att hitta bland delade dokument samt snabbt hitta svar på frågor.”

 

Hur går ni vidare efter utbildningen?

”Utbildningarna med Effektiv Nu var ett av våra många digitaliseringsprojekt som vi genomförde förra året. Parallellt jobbar vi också stenhårt just nu med att strukturera upp vårt CRM-system där kombinationen med våra nya interna trafikregler gör det lättare att hantera all digital information. Vi har dock mycket kvar att lära, där fokuset under detta år främst kommer ligga på att upprepa, uppdatera och försöka hålla fast vid det som vi har beslutat. Det viktigaste nu är att vi inte går tillbaka till vårt tidigare arbetssätt.”

”Sen tror jag nog att vi framöver kan behöva utvärdera våra nya arbetssätt och se om det finns något kvar att utveckla. Det kommer nog ske mer på ledningsgruppsnivå där vi ser över hur det har gått och hur vi kan få ännu fler att jobba efter våra interna trafikregler och få alla att förstå hur förträffligt det faktiskt är.”

 

Vad skulle du säga till någon som funderar på om det här kan vara något för dem?

”Att gå en utbildning där man får lära sig strukturera upp arbetssättet med de digitala verktygen som redan finns på plats och som faktiskt alla har tillgång till idag, är något som verkligen underlättar allas vardag. Att man faktiskt får kännedom om alla genvägar och möjligheter som finns i Microsoft 365. Ett exempel är att man inte bara använder Outlook som en brevlåda.”

”Vi använder egentligen bara en bråkdel av alla verktyg som ingår i Microsoft 365 där det finns otroligt stora möjligheter. Vi har i huvudsak tagit tag i Teams och sett till att alla våra dokument flyttats över till molnlagringen SharePoint. Vi skulle behöva komma igång med ännu fler verktyg som exempelvis Planner, men man får ta en sak i taget.”

”Att tillsammans med Effektiv Nu utforska alla möjligheter i Microsoft 365 kan resultera både i ett gemensamt arbetssätt samt bättre samarbete.”