”Det har underlättat
jättemycket 
för oss.”

Fredrik Björk och Daniel Jernstedt, Sweco Karlstad, berättar hur det var att gå utbildningen Personlig Effektivitet. Både Fredrik och Daniel är gruppchefer och har personalansvar för ca 20 medarbetare vardera. Sweco är Europas största teknikkonsultföretag som planerar och utformar framtidens städer och samhällen. Arbetet sker mestadels i projektform och innefattar alla led i processen. Daniel och Fredrik har båda lång erfarenhet av livet inom konsultvärlden.

 

Det hela började med att Fredrik diskuterade med en branschkollega om utmaningar i organisationer idag där hantering av information, arbetsmiljö och stress är faktorer som gör sig allt mer påminda. Denna hade gått en utbildning med Effektiv Nu och tyckte att Effektiv Nu´s utbildning hade hjälpt dem. Han rekommenderade därför Fredrik att kontakta Effektiv Nu.

-Vi ville ha en utbildning som hjälpte alla i organisationen, oavsett roll, berättar Fredrik. Det beslutades att en pilotgrupp skulle gå utbildningen. Pilotutbildningen genomfördes i slutet av 2016 och sedan dess har ytterligare 9 grupper gått utbildningen under hösten och våren 2017. Sammanlagt har ca 140 av 190 medarbetare på Sweco Karlstad gått utbildningen samt en grupp i Helsingborg.

 

Vilka var era utmaningar innan ni gick utbildningen?

-När vi arbetar i våra uppdrag, för min del med väg- och markprojektering, så jobbar vi alltid mot deadlines. Här såg Daniel att det fanns en viktig poäng med att jobba mer strukturerat. Alla mår bra av att inte jobba i en helt händelsestyrd vardag! Daniel är gruppchef för 24 personer och han kände att hans tid ofta blev sönderhackad.

-Vi jobbar i en projektverksamhet och det är oerhört mycket information som ska sparas och hanteras, berättar Fredrik. Vår verksamhet bygger på att vi måste ha en bra hantering av information och kommunikation. Mycket av informationen är i mejlform. Mängden information och hur vi behandlar den är något som vi ständigt behöver jobba med. Med det nya arbetssättet ville vi att medarbetarna skulle få möjlighet att skapa kontroll i större utsträckning. Upplevelsen av att inte ha kontroll är frustrerande och det är inte en heller bra ur arbetsmiljösynpunkt. Att ha en bättre kontroll, handlar också mycket om uthållighet och vana. Detta behöver vi jobba vidare med i organisationen!

 

Hur upplevde ni utbildningen?

-Det var en ögonöppnare för mig eftersom jag kände igen så mycket av det som utbildningsledaren beskrev. Det var många träffande exempel under teoridelen, berättar Daniel.

Fredrik slogs av att det främst var känslan av kontroll över sin egen situation och att han fick stor utväxling av utbildningen redan efter första dagen.

-Vi hann ju göra så mycket praktiskt på plats redan under första utbildningsdagen, så jag fick känslan av att vara igång i arbetssättet direkt. Många utbildningar som jag har gått tidigare har gett mig en bra teoretisk grund i hur jag bör eller ska göra, men att faktiskt också i praktiken göra det tillsammans på plats var oerhört värdefullt för mig. Både metoderna som presenterades i utbildningen och arbetssättet i verktygen kändes mycket konkreta.

 

Vilka effekter har ni sett?

-Vi har bl.a. lärt oss små enkla funktioner i verktygen som vi har kunnat använda. Vi har nu delade anteckningsböcker i OneNote, där vi har byggt upp mallar som alla kommer åt och kan arbeta i, i realtid. Vi har kompletterat vår mappstruktur med en OneNote-mapp och det har underlättat jättemycket för oss, poängterar Daniel. Det ger oss en långsiktighet i att kunna strukturera upp våra uppdrag och det är enkelt och användarvänligt. Dessutom följer det med uppdraget i det digitala arkivet, vilket gör det enkelt att plocka fram i efterhand om så behövs.

-Uppgiftslistan är jättebra, fyller Fredrik i. Att få möjligheten att prioritera och kategorisera sina uppgifter har underlättat mycket för mig. Att den dessutom är enkel att använda och lättillgänglig från mobilen är ett stort plus. Jag kan också på ett smidigt sätt delegera uppgifter och samtidigt ha möjlighet att följa upp dessa. Det är en oerhörd styrka i verktyget!

-Under utbildningen stängde vi av aviseringar och känslan av att inte bli lika störd på samma sätt har blivit påtaglig. Vi hade även bra diskussioner om hur vi påverkar vår omgivning under utbildningen. Genom dessa diskussioner har vi även fått en större förståelse för att man behöver ha framförhållning gentemot varandra. Innan utbildningen hade jag ett sätt ett att jobba på och nu har jag fått ett nytt sätt att jobba på, säger Daniel. Vi har en annan approach, nu när det skickas mejl och tar lite mer hänsyn till mottagaren – att fråga sig själv är det bråttom eller är det viktigt? Individen har fått ett större ansvar i den frågan. Enligt Daniel var ett viktigt budskap under utbildningen, att äga sin egen tid.

-Vi har fått större transparens i kalenderfunktionerna och en större tydlighet i om vi är tillgängliga eller inte. Det blir positiva synergier för mig som chef med både framförhållning och planering av tiden. I stressade situationer blir det lättare och att planera om man har verktyg för det. Som chef blir jag dock mer händelsestyrd och har fått gå tillbaka med att inte boka upp all tid i kalendern på samma sätt som under de första veckorna efter utbildningen. Jag vill finnas tillgänglig för personalen också och det kan bli svårt om man blockar för mycket tid i kalendern.

-Vi har även följt upp utbildningen bland medarbetarna och den allmänna känslan hos de som har deltagit är att utbildningen var riktigt bra! Även de som var skeptiska till utbildningen innan, kom efteråt och sa att det var en jättebra utbildning, så det är ett gott betyg till Effektiv Nu.

 

Hur går ni vidare efter utbildningen?

-Till hösten är det redan klart att Effektiv Nu kommer att utbilda oss vidare och hjälpa oss att utarbeta Interna Trafikregler på Sweco Karlstad. Eftersom vi är indelade i 16 olika enheter, så kommer det att utformas interna trafikregler som är skräddarsydda för varje enhets behov. Trafikreglerna blir då ett verktyg för varje enskild grupp och gruppchef. Vi ser fram emot det arbetet!

På frågan om de skulle rekommendera Effektiv Nu´s utbildning till andra företag, så svarar de båda att de redan har rekommenderat Effektiv Nu vidare.

– Många använder sin epostklient på ett felaktigt sätt och det kan påverka organisationen negativt. Utbildningen ger verkligen en tankeställare om hur vi påverkar vår omgivning och vad vi kan göra för att underlätta för varandra!