”En kurs som
ger ökad känsla
av kontroll.”
Större kontroll och minskad stress i vardagen
Att använda arbetstiden på smartaste tänkbara sätt kan göra stor skillnad både för produktiviteten och för medarbetarnas eget välmående. Det har medarbetarna vid Högskolan i Gävle fått uppleva. Högskolan hade problem med ineffektivitet och stress bland personalen, men en kurs hos Effektiv Nu har revolutionerat deras sätt att arbeta. ”Ni kunde verkligen läsa av vår organisation och se vilka behov vi har. Det har gjort en enorm skillnad”, säger Akademichef Annika Strömberg.
Känslan av stress och ineffektivitet är ett vanligt problem i dagens arbetsliv, och ofta bottnar stressen i att man saknar kontroll över hur man använder sin tid. Det har medarbetarna på Högskolan i Gävle haft stora svårigheter med, berättar Annika Strömberg.
– Men så fick jag tips från en medarbetare som hade gått den här kursen hos Effektiv Nu och upplevt att den verkligen gjorde praktisk skillnad i vardagen. Det var just det vi behövde – en kurs som ger ökad känsla av kontroll. Så vi beställde kursen i form av en workshop för 110 medarbetare, förklarar hon.
Annika Strömberg är lektor i företagsekonomi och sedan 2016 chef på Akademin för hälsa och arbetsliv. Hon har ett stort intresse för organisations- och arbetsmiljöfrågor, och insåg att Effektiv Nu kunde erbjuda precis det som medarbetarna behövde.
– Vi ville vi ha hjälp att förstå hur vi kan använda tiden på ett smartare och mer genomtänkt sätt, vilket var precis vad kursen handlade om. Vårt grundproblem var att många medarbetare upplevde stress och hade svårt att få allt arbete gjort inom ramen för den ordinarie arbetstiden. Framför allt handlade det om hur man bokar tid för möten – det var en väldig massa mejlande fram och tillbaka, och många kände sig också stressade av att alltid behöva vara uppkopplade.
– Men då kom Effektiv Nu in och kunde verkligen läsa av vår organisation och se vilka behov vi har. Sedan skräddarsydde de utbildningen utifrån det, säger Annika Strömberg.
”Väldigt proffsig utbildning”
Utbildningen var en workshop uppdelad i tre träffar – en halv dag, en hel dag och en halv dag. Mycket av arbetet byggde på träffar i mindre grupper, under vägledning av en kvalificerad och erfaren kursledare.
– Jag var väldigt imponerad av kursledarnas förmåga att möta varje individ utifrån den personens egna behov. Vi deltagare hade ju väldigt olika förkunskaper, ändå blev var och en av oss bemött på sin egen nivå. Effektiv Nu var också tillgängliga gratis för deltagarna efter utbildningen, vilket var ett stort plus.
– Man märkte också att kursledarna hade egna erfarenheter och bottnade i upplevelsen. De kunde prata så att man kände igen sig. Det finns ett stort värde i att de har egna erfarenheter av att skapa kontroll. Kombinationen av saklig kompetens och egna erfarenheter gör att Effektiv Nu är bra på att se vilka åtgärder och insikter som behövs i en organisation, menar Annika Strömberg.
– Jag upplevde hela strukturen på utbildningen som väldigt proffsig. Vi fick tillgång till ett gediget material, och kursledarna var också väldigt kunniga när det gäller den tekniska biten, berättar hon. Just tekniken spelade en avgörande roll i den lösning som Högskolan i Gävle behövde för att skapa en ökad känsla av kontroll.
– Effektiv Nu hjälpte oss att inse att det vore smartare om alla använde samma system för mejl, mötesbokning och liknande. De föreslog därför att vi skulle få alla medarbetare att använda Outlook och OneNote på smartast möjliga sätt. Och den förändringen har gjort en enorm skillnad. Nu har vi en mer jämn kunskapsnivå bland medarbetarna om hur man använder de här verktygen. Vi vet hur man bokar möten och vi vet var vi har dokumenten, säger Annika Strömberg. Men det var inte den enda lösningen – det handlade också om att förändra ett mindset kring hur man bör förhålla sig till tekniska hjälpmedel, berättar hon.
– Vi fick hjälp att skapa en policy med tydliga riktlinjer för hur man beter sig mot varandra i den digitala kommunikationen. Det har gett oss en ökad insikt i hur vi påverkar varandra med vårt beteende.
97 procent nöjda!
Målet med utbildningen var att medarbetarna på Högskolan i Gävle skulle lära sig att arbeta smartare och därmed minska stressen. Annika Strömberg säger att hon är väldigt nöjd med resultatet, och att utbildningen har revolutionerat medarbetarnas sätt att arbeta och kommunicera på högskolan.
– Det har gjort en enorm skillnad! Utvärderingen visar att vi jobbar smartare och effektivare idag, och vi använder tekniska hjälpmedel i mycket högre utsträckning och på ett mer medvetet sätt än tidigare. Nu har vi en gemensam plattform och ett gemensamt sätt att arbeta, berättar Annika Strömberg.
Utvärderingen har visat att 97 procent av alla som deltog i utbildningen tyckte att den hade ett stort eller mycket stort värde och att den i grunden har förändrat deras sätt att arbeta.
– Den här utbildningen har redan attraherat fler avdelningar på högskolan. Den bästa ambassadören för utbildningen är kollegiet, de tycker att tillvaron har blivit så mycket enklare!
Nästa steg för Högskolan i Gävle blir att göra en uppsamling för alla som inte kunde delta i utbildningen, eftersom det är viktigt att alla får ta del av de nya kunskaperna. Därefter funderar de på att satsa på någon form av fördjupning.
– Dessutom kommer vi såklart att behöva utvärdera och utveckla de riktlinjer och policys som vi har tagit fram för hur vi hanterar mejl och digitala verktyg och hur vi arbetar på ett smartare sätt, säger Annika Strömberg.