Snabbdelar i Outlook – återanvänd text du skriver ofta

Skriver du samma formuleringar om och om igen i dina mejl? Kanske ett standardsvar, en återkommande instruktion eller information som du ofta behöver skicka till kunder eller kollegor. Då vill vi lyfta en gammal goding i klassiska Outlook: Snabbdelar, en funktion som numera även finns i nya Outlook.

Med Snabbdelar kan du spara text som du använder ofta och sedan infoga den när du behöver den, i stället för att skriva samma sak på nytt eller leta efter ett gammalt mejl att kopiera från. Du kan använda flera snabbdelar i samma meddelande och kombinera dem med din vanliga signatur.

Det är ett enkelt sätt att frigöra tid i mejlhanteringen och samtidigt göra det lättare att använda genomtänkta formuleringar som du redan har skapat.

Vad är Snabbdelar?

Snabbdelar passar bra för textstycken som återkommer i din kommunikation, exempelvis instruktioner, standardsvar eller annan information som du ofta skriver i mejl och mötesinbjudningar.

När texten väl är sparad kan du enkelt plocka fram den igen. I klassiska Outlook kan programmet dessutom känna igen när du börjar skriva namnet på en snabbdel och föreslå den åt dig. Då kan du infoga hela texten genom att trycka på Retur.

Så skapar du en snabbdel i klassiska Outlook

1. Öppna ett nytt mejl. Du kan också använda kortkommandot Ctrl + Shift + M.
2. Skriv den text som du vill kunna återanvända framöver och markera texten.
3. Gå till fliken Infoga i menyfliksområdet och välj Snabbdelar.
4. Välj Spara markering i snabbdelsgalleriet längst ner i menyn. Din text sparas nu som en snabbdel och blir tillgänglig under Snabbdelar nästa gång du behöver den.

Så använder du en snabbdel

Det smidigaste sättet att använda en snabbdel är direkt från tangentbordet.

1. Öppna ett nytt mejl eller en mötesinbjudan och placera markören där du vill infoga texten.
2. Skriv de första fyra bokstäverna i namnet på snabbdelens namn.
3. Outlook känner igen snabbdelens namn och visar en förhandsgranskning av den sparade texten.
4. Tryck på Retur för att infoga hela snabbdelens text.

Du kan också gå till Infoga > Snabbdelar och klicka på den snabbdel du vill använda. Det är ett bra alternativ om du inte kommer ihåg vad du har döpt den till.

Tips! Döp dina snabbdelar så att de är enkla att skilja åt redan på de första bokstäverna. Då blir det ännu smidigare att skriva fram rätt text när du behöver den.

Snabbdelar finns även i nya Outlook

Använder du nya Outlook? Då finns Snabbdelar även där. Precis som i klassiska Outlook kan du spara text som du använder ofta och enkelt infoga den igen när du skriver ett mejl.

Arbetssättet skiljer sig däremot något. I klassiska Outlook rekommenderar vi att du skriver de första fyra bokstäverna i namnet på din snabbdel och trycker på Retur när Outlook känner igen den. I nya Outlook öppnar du i stället Infoga > Snabbdelar och klickar på den snabbdel du vill använda.

Kort sagt: Samma smarta grundidé, men lite olika sätt att plocka fram texten beroende på vilken version av Outlook du använder.

Börja med en text du skriver ofta

Du behöver inte bygga upp ett helt bibliotek på en gång. Börja med en formulering som du märker att du skriver eller kopierar ofta. När den är sparad finns den nära till hands nästa gång du behöver den.

En liten förändring i hur du arbetar med dina återkommande texter kan göra mejlhanteringen smidigare och frigöra tid till annat.

 

💡 Tips
Vill du lära dig mer om smarta funktioner i Outlook och andra verktyg i Microsoft 365? Läs mer om våra utbildningar i Microsoft 365 eller kontakta oss så berättar vi gärna mer!