”Det har
förändrat hela mitt
arbetssätt.”
Förbättrat arbetssätt och en hälsosammare vardag
Under 2021 utbildade Effektiv Nu alla tjänstemän på Wilzéns Produktion AB i Linköping som en del av ett stort pågående förändringsarbete. Herman Nilsson jobbar sedan ett år tillbaka som KMA-chef och ansvarar för kvalitets, miljö- och arbetsmiljöarbetet hos Wilzéns. Han är i grunden miljö- och hållbarhetsvetare och har många års erfarenhet som KMA- och hållbarhetskonsult inom bygg- och anläggningssektorn. I en intervju med Effektiv Nu berättar Herman om upplevelsen av utbildningen och vilken effekt den haft i förändringsarbetet för en ökad kvalitetssäkring och en bättre psykosocial arbetsmiljö.
”Vi är inne i en stor förändringsperiod nu och bedriver jättemycket förändringsarbete. Det beror på att företaget har vuxit ganska mycket. Vi har skaffat oss en företagskostym som vi håller på att fylla ut. Vi har gått från det lilla lokala byggbolaget till ett ganska stort regionalt byggbolag kan man väl säga. Idag är vi strax över 100 personer fördelat på tre separata bolag i koncernen.”
”Med hjälpen från Effektiv Nu kan vi nu ta nästa kliv in i digitaliseringen, och förhoppningsvis kunna nå en högre grad av planering, struktur och effektivitet i vårt arbete. Med ett förbättrat arbetssätt med hjälp av såväl digitala hjälpmedel som intern kulturförändring kan vi få högre kvalitet i vårt arbete och en hälsosammare vardag ur ett psykosocialt perspektiv, sett till balanserad arbetsbelastning samt ordning och reda.”
Vilka var era utmaningar innan ni gick utbildningen Arbeta Smartare?
”Vi sitter ungefär 30 tjänstemän på ett alldeles för litet kontor som vi håller på att bygga om nu. Vi sitter två i vissa rum och man sitter i små celler. Hela arbetssättet tidigare har gått ut på att man går och pratar med varandra i korridorerna. Man stör varandra, knackar på dörren, ringer och mejlar till höger och vänster. Det är ju trevligt för all del, men när det är så pass mycket att göra som det faktiskt har varit för oss så har det här med att hitta sätt att jobba smartare och effektivare bara för att orka med varit jätteviktigt!”
”Bara att gå över i en molnbaserad miljö har varit en stor grej. Helt plötsligt är allt tillgängligt överallt. Man börjar jobba mer med paddor och du kan göra mer med telefonerna. Våra projekt- och arbetsledare jobbar ju inte med laptops på samma sätt längre. Det är klart att man har det på kontoret, men nu jobbar fler med paddor ute på projekten istället. Så hela den omställningen att bli mer digital har ni hjälpt oss extremt mycket med i att hitta arbetssätt som funkar och få upp ögonen för vad de här olika applikationerna faktiskt kan göra för oss.”
Hur var din egen upplevelse av utbildningen?
”Jag har jobbat som konsult på WSP tidigare i 8 år och där använde man Teams, Outlook, OneNote, Yammer och Slack och allt vad det är. Så när jag satt där tänkte jag att jag kan väl det mesta av det här, men det är klart att man ska vara med! Man kan ju alltid snappa upp någonting. Men sen hittade man de här russinen som man inte kände till som har förändrat hela mitt arbetssätt. Och bara Outlook-uppgifter som jag tänkte att vad ska jag med det här till? Mina post-it lappar funkar alldeles utmärkt! När jag hörde Manne och Caesar berätta om hur de använder det tänkte jag först, amen gud vad jobbigt! Men sen gav jag mig den på att jag ska prova det. Och nu förstår jag inte hur man inte kunde använda det innan. Nu är det självklart! Det hade gjort hela mitt arbetsliv så mycket enklare. När man väl satte sig där var förväntningarna inte jättehöga, men nu i efterhand har det varit magiskt bra! Därför har jag också rekommenderade er till tidigare kollegor.”
”Det blir också mer trovärdigt när man får en sådan här utbildning av personer som faktiskt har suttit lite illa till själva och varit och klappat den här berömda väggen, både en och två gånger kanske, och sedan lyckats hitta ett sätt som funkar. Sen är det naturligtvis så att man får skilja på verksamhet och verksamhet också. För er som är konsulter och som jobbar med de digitala medlen som er huvudsakliga arbetsyta, ni är ju inte ute och snickrar upp väggar så som vi gör. Att jobba precis som Manne och Caesar gör kanske inte funkar för oss, men vi har lärt oss jättemycket om hur vi faktiskt kan nyttja de här verktygen för att bli effektiva. Så jag vill nog hävda att hela utbildningen har mottagits extremt bra av alla!”
Vad har du sett för effekter hos er på Wilzéns av utbildningen?
”Jag tror att vi är mer effektiva idag och har mer struktur på saker och ting, vilket går hand i hand med allt vårt andra förändringsarbete som vi ändå gör. Jag tror att det redan nu har skapat en större känsla av hänsynsfullhet. Att vi kommer i tid till våra möten och inte droppar in fem minuter sent. Det var inte självklart tidigare. Att vi jobbar med att dokumentera saker på ett helt annat sätt. För helt plötsligt har vi sätten att göra det på. Jag tror att beteenden är något som känns svårt och jobbig att förändra för många. Det kan exempelvis kännas lite tramsigt att behöva kolla någons status i Teams innan jag går och knackar på personens dörr, men jag märker redan nu tendenser på att man gör på det sättet. Vi sparar väldigt många onödiga små avbrott på att inte springa och kolla om personen är tillgänglig, springa tillbaka igen och så vidare. Så när vi väl har byggt om våra kontor så tror jag att det kommer att sätta sig ännu mer på plats.”
Utöver utbildningen Arbeta Smartare tog Wilzéns även hjälp av Effektiv Nu med att ta fram Interna Trafikregler – riktlinjer för exempelvis hur och när man ska kommunicera med varandra och vilka verktyg som passar bäst i olika sammanhang, vilket har resulterat i en implementationsplan som rullades ut inom hela organisationen under slutet av 2021.
Vad vill du säga till någon som är nyfiken på att testa våra tjänster?
”Att nyttja er som är experter på det här, ni kan ju de här grejerna! Ni kan hjälpa till att sålla och att orientera i den här jättestora processkartan som Microsoft 365 innebär. Inte minst nu när vi faktiskt är mer digitala och jobbar mer hemma överlag, även om vi inte gör det i samma utsträckning. Att det här med Interna Trafikregler är otroligt viktigt! Det fattade vi redan på WSP när vi flyttade kontor och man helt plötsligt gick från cellkontor till öppna landskap. Man retar ju ihjäl sig på personen som sitter och pratar högt i telefon bredvid! Visst kan det kännas lite omständligt, men det är så himla viktigt med de här reglerna, för det handlar om folks beteenden gentemot varandra. Så jag tror att om man kan få er fenomenala hjälp med att bara peka på det viktiga, behöver man inte använda alla de här applikationerna. Att få hjälp att se att just det här kan vara bra.”