”I utvärderingarna ser vi att deltagarna upplever mindre stress och att de frigör tid.”
“En av de mest värdefulla utbildningarna vi har gjort”
Effektiv Nu har utbildat medarbetare på Tarkett i både Arbeta Smartare och Copilot. Vi hade nöjet att prata med Paula Torberntsson, nordisk HR Business Partner, för att ta del av hennes erfarenheter av samarbetet.
Paula arbetar brett med HR-frågor i den nordiska organisationen och har ett särskilt ansvar för utveckling och lärande. När hon upplevde att många medarbetare brottades med en komplex digital arbetsvardag tog de första steget med en inspirationsföreläsning för ledarna i Sverige – startskottet på en resa mot ett mer strukturerat och effektivt arbetssätt.
Tarkett är ett golvproducerande bolag som ansvarar för hela kedjan – från produktion till distribution och försäljning mot både projektkunder och retail.
”Vi jobbar i en komplex vardag med många system, Teams, mejl och olika informationsflöden. Jag upplevde att det fanns ett tydligt behov i organisationen – det tog onödig tid och skapade frustration. Vi behövde hitta smartare sätt att jobba”, berättar Paula.
Samarbetet med Effektiv Nu inleddes med en inspirationsföreläsning för alla våra ledare i Sverige – med syftet att stämma av behov och intresse.
”Vi ville ta tempen på organisationen och se om det här var rätt satsning för oss. Responsen var väldigt positiv, så vi valde att gå vidare och pilottesta Arbeta Smartare med utvalda chefer uppdelat på två grupper.”
Efter pilotgrupperna valde Tarkett att skala upp initiativet.
”Därefter har vi erbjudit utbildningen till fler medarbetare, där man anmäler sig utifrån intresse. Vi har också kompletterat med en utbildning i Copilot i Norge.”
Vad hoppades ni uppnå med utbildningarna?
Målet var tydligt: att förenkla vardagen och skapa mer utrymme för värdeskapande arbete.
”Vi hoppades kunna avlasta, frigöra tid och minska frustrationen. Att slippa lägga tid på att leta efter mejl och istället kunna fokusera på viktigare arbetsuppgifter.”
En viktig del var också att skapa bättre struktur och minska stress.
”Det handlar mycket om att få överblick och känna kontroll i en vardag där det lätt blir mycket.”
Vad var mest värdefullt?
Flera konkreta delar lyfts fram:
- Att arbeta med uppgifter istället för att ha allt i huvudet
- Sökfunktionen i Outlook
- Ett helhetstänk kring struktur och arbetssätt
- Möjlighet till uppföljning och stöd efter utbildningen
”För mig var det nästan revolutionerande att börja skapa uppgifter – att slippa bära allt i huvudet.”
Även utbildningen i Copilot skapade värde i organisationen.
”Man får en insikt om hur mycket mer man faktiskt kan göra. Det handlar om konkreta tips, att testa själv och börja använda det i vardagen.”
Vilka effekter ser ni efter utbildningsinsatsen med Effektiv Nu?
Även om Tarkett inte gjort en fullständig uppföljning ännu är effekten tydlig i upplevelsen hos deltagarna.
”I utvärderingarna ser vi att deltagarna upplever mindre stress och att de frigör tid.”
En annan viktig effekt handlar om förändrade beteenden.
”Vi har blivit bättre på att prioritera, strukturera och våga boka av möten när det behövs.”
En positiv sidoeffekt av utbildningen: gemensamma arbetssätt
Utbildningarna blev också en katalysator för att utveckla arbetssätt internt.
”Efter utbildningen blev vi inspirerade, utifrån ert rekommenderade arbetssätt, att själva ta fram digitala spelregler för hur vi jobbar tillsammans. Vi har implementerat dem i vår svenska organisation, vilket hjälper oss att prata samma språk och skapa samsyn.”
”Vi ser också ett stort värde i att använda dem i onboarding, så att nya medarbetare direkt förstår hur vi arbetar och vad de kan förvänta sig.”
Vad har varit den största insikten?
”Den största aha-upplevelsen är hur mycket av Office-paketet vi faktiskt inte använder – och vilka möjligheter som finns.”
En annan viktig insikt handlar om hållbart arbetssätt.
”Vi behöver jobba hjärnsmart. Det handlar om att prioritera, strukturera och våga välja bort för att få en hållbar vardag.”
Hur skulle du beskriva utbildningen Arbeta Smartare med tre ord?
”Konkret. Tydlig. Inspirerande.”
Skulle du rekommendera utbildningarna till andra?
”Absolut. Framför allt till chefer och medarbetare som har mycket att göra, saknar struktur eller känner sig stressade. Det här ger ett konkret sätt att hantera vardagen smartare.”
Hur ser ni på nästa steg?
”Förhoppningen är att kunna fortsätta med fler utbildningar framöver. Hade vi haft fria händer hade det inte varit några tveksamheter.”