”Direkta resultat och ett gemensamt arbetssätt.”
”Vi ser tydliga resultat – färre mejl, bättre mötesstruktur och ökad kontroll”
Effektiv Nu har utbildat medarbetarna på Arval i både Arbeta Smartare och Interna Trafikregler. Vi hade nöjet att prata med Johanna, HR-ansvarig på Arval, för att ta del av hennes erfarenheter och upplevelser av samarbetet med Effektiv Nu. Johanna har arbetat med HR-frågor i över tio år och har varit en del av Arval sedan 2022. Under hösten 2024 startade Arval sin resa mot ett mer strukturerat och effektivt arbetssätt genom att utbilda ledningsgruppen i Interna Trafikregler, följt av Arbeta Smartare för hela organisationen – en satsning som har gett tydliga resultat i både arbetssätt och arbetsmiljö.
När Johanna började som HR-ansvarig på Arval för drygt tre år sedan stod företaget inför en stor digital omställning. Från tunna klienter och stationära telefoner, till Microsoft 365 och ett nytt arbetssätt – en resa som krävde mer än bara nya IT-system.
”Vi visste att det här skulle bli en stor omställning för medarbetarna. Det räckte inte att bara rulla ut systemen – vi behövde ge alla rätt förutsättningar att arbeta smartare.”
IT-avdelningen betonade tidigt vikten av utbildning för att stötta övergången, och Johanna tog fasta på det. Några månader senare deltog hon på HR-mässan i Stockholm, där Manne (grundare av Effektiv Nu) föreläste om effektivt arbetssätt i M365.
”Jag blev otroligt inspirerad av Mannes resa samt tipsen han gav och insåg direkt att detta var något vi behövde.”
Efter dialog med ledningsgruppen beslutade Arval att satsa på utbildningarna Arbeta Smartare och Interna Trafikregler – en investering som skulle visa sig ge tydliga resultat.
Varför valde ni att kombinera utbildningen Arbeta Smartare och Interna Trafikregler?
Behovet var dubbelt:
- Digital kompetens – att förstå och använda Microsoft 365 effektivt och på rätt sätt, samt skapa en känsla av kontroll.
- Gemensamma spelregler – hur vi kommunicerar, hanterar möten och skapar balans.
”Det kändes självklart att göra båda. Vi behövde både verktygen och riktlinjerna för hur vi jobbar tillsammans.”
Ledningsgruppen började med workshopen Interna Trafikregler, följt av Arbeta Smartare för hela organisationen – där Arvals framtagna trafikregler integrerades i det nya arbetssättet. Resultatet? Ett gemensamt språk och en tydlig arbetsmetodik.
Hur upplevdes utbildningarna?
Johanna beskriver utbildningarna som konkreta, engagerande och hands-on:
”Det var så kul att se hur deltagarna kom tillbaka efter varje utbildningstillfälle – peppade och fulla av nya insikter. Många uttryckte att de lärt sig så mycket nytt och kändes nästan upplysta. Och det bästa av allt var hur konkreta utbildningarna var, att man direkt kunde omsätta kunskapen i praktiken.”
Interna Trafikregler skapade viktiga diskussioner om bland annat möteskultur och tillgänglighet som trattades ned i gemensamma beslut, medan Arbeta Smartare gav verktyg för struktur, planering och prioritering.
”Att se hur vår utbildningsledare Linn arbetade – hennes kalender, mejlkorg, hur hon navigerade mellan olika verktyg – var otroligt inspirerande. Det är tydligt att hon lever som hon lär”
Vilka effekter ser ni efter utbildningsinsatsen med Effektiv Nu?
Efter utbildningarna har vi sett supertydliga effekter som framförallt är:
- Färre mejl:
”Vi skickar så mycket färre mejl till varandra – och det är extremt uppskattat. Vi använder Teams mer och löser saker direkt.”
- Bättre mötesstruktur:
”Vi tackar ja och nej på ett mer medvetet sätt och ifrågasätter om ett möte verkligen behövs. Ofta flyttar vi diskussioner till Teams i stället.”
- Förbättrad work-life balance:
”I vår medarbetarundersökning ser vi en tydlig förbättring. Flera nämnde Effektiv Nu som en anledning till att balansen blivit bättre. Vilket verkligen är ett kvitto på hur uppskattad utbildningen varit.”
Johanna lyfter själv fram Outlook Uppgifter/To Do och OneNote som sina största aha-upplevelser:
”Att kunna skapa uppgifter direkt från OneNote och ta kontroll över min kalender har varit en game changer. Sedan har jag verkligen haft användning av alla kortkommandon i Outlook och har börjat använda signaturer mycket mer som mejlmallar för information jag skickar ofta.”
Hon betonar också vikten av att ta kontroll över sin kalender och planera aktivt:
”Jag har insett att jag är ansvarig för att styra upp min kalender så att den fungerar för mig. Jag blockerar tid för egna uppgifter och fokusarbete för att min tid inte bara ska gå till massa möten, något jag dock kan bli ännu bättre på. Efter utbildningen har det skapats ett gemensamt språk i organisationen – nu är det okej att inte säga ja till allt utan styra mer över sin egen tid.”
Johanna ser detta som en av sina största insikter: att planering och tydliga prioriteringar är nyckeln till en hållbar arbetsdag.
Hur skulle du beskriva utbildningsinsatsen hos er med tre ord?
”Oj, svår fråga, men jag skulle nog sammanfatta utbildningarna med orden; Nödvändiga – Resultatinriktade – Enande. Det borde vara grundläggande för alla. Du får direkta resultat och ett gemensamt arbetssätt.”
Skulle du rekommendera Effektiv Nu:s utbildningar till andra?
”Till 100 procent! Jag rekommenderar utbildningarna till alla, vilket jag gör så fort jag får chansen. Jag har till och med gjort en kort presentation om Arbeta Smartare på våra internationella HR-dagar i Paris inför våra 29 länder. Det här är något som borde vara grundläggande som alla borde göra.”
Och framtiden? Arval planerar just nu hur de ska integrera arbetssättet i onboarding för nya medarbetare.
”Vi kommer absolut fortsätta jobba med Effektiv Nu.”