Interna trafikregler bidrar till bättre arbetsmiljö

– Det kändes som att det var precis detta som jag letade efter!

– Vi började med att ledningsgruppen tillsammans med några utvalda medarbetare fick testa utbildningen i Personlig Effektivitet mars 2018. Vi ville få en grupp som var mixad med olika roller och även med personal från de mindre kontoren. Det var viktigt för oss att få bredden, så många olika perspektiv som möjligt. Under utbildningen kom vi fram till att vi ville utarbeta våra Interna Trafikregler, ett gemensamt förhållningssätt till varandra och till tekniken, innan vi utbildade resten av organisationen. Workshopen i Interna Trafikregler leddes av Effektiv Nu under maj månad.

– Samtliga som jobbar internt på Skill utbildades under augusti/september i Personlig Effektivitet. Under fem tillfällen utbildades ca 75 personer och dessutom hade vi ett uppsamlingsheat, så att de som hade missat kunde få möjlighet att ta igen.

 

Vilka var era utmaningar innan ni gick utbildningen?

– Vi har vuxit extremt mycket det senaste året, från 50 till 80 medarbetare på två år. Det är väldigt roligt att våra kunder är så nöjda med det vi gör att vi behöver anställa fler för att möta efterfrågan. Nackdelen är det kan bli växtvärk i organisationen när det går så snabbt. Det blir svårt att hinna med både onboarding av nya medarbetare och produktion/leverans. Förutom att fylla på med fler resurser, så behövde vi tänka på hur kan vi också kan nyttja de resurserna vi har på ett bättre sätt. Framför allt handlar det om hållbarheten, att uppnå balans och att faktiskt kunna släppa jobbet när vi är lediga. Många roller i vår organisation är ganska breda med kontakter både med kunder, kandidater och konsulter och det är lätt att vi känner att vi alltid behöver vara nåbara och att vi blir händelsestyrda.

 

Hur upplevde ni utbildningen?

– Det var ett fantastiskt bra upplägg! Både faktamässigt och teoretiskt men också hur det kommunicerades, d.v.s. paketeringen av det för att få fram budskapet. Inte bara vad vi ska göra utan också varför vi gör det – för att kunna lägga vår tid på det som skapar mest värde och för att vi ska känna att vi verkligen är ledig när vi går från jobbet. Och hur gör vi det – genom praktiska övningar hands-on fick vi även öva på huret.

– Det var värdefullt att vi fick hjälp med alla praktiska moment på plats och att vi fick tid att jobba med dessa mellan utbildningstillfällena. Att faktiskt starta förändringen tillsammans med er med jättebra hjälp och stöd!

– Båda utbildningsledarna var väldigt duktiga inom området och lyhörda för våra behov. Att lyckas hålla ihop gruppen och styra den med rak och tydlig kommunikation. Att både Manne och Emma kunde relatera till hur det är för just oss då de har erfarenhet från vår typ av verksamhet, bidrog också till att skapa stort förtroende.

 

Vilka effekter har ni sett?

– Utbildningen har revolutionerat hur vi jobbar! Det är skrämmande att man har jobbat på ett helt annat sätt, som man i efterhand inser ej har varit hållbart.

– Största vinsten är att medarbetarna får en känsla av kontroll. Att vi lyfter upp detta som något som vi tycker är viktigt. Att vi bistår med verktyg och arbetssätt till ett smartare och mer hållbart arbetssätt för våra medarbetare.

 

Hur går ni vidare efter utbildningen?

– Vi har definierat ett antal saker som vi vill utveckla vidare. En grupp ska driva det arbetet framåt. Våra interna chefer kommer att följa upp sina medarbetare i de avstämningsmöten vi har varannan vecka. På det sättet säkerställer vi att vi bibehåller arbetssättet och minimerar risken att falla tillbaka i gamla arbetssätt. Samma grupp kommer att jobba vidare med våra trafikregler. Det kommer nya system och trafikreglerna behöver spegla hur verkligheten ser ut, så de behöver hela tiden utvecklas.

 

På frågan om Cecilia skulle rekommendera Effektiv Nu till andra företag och organisationer, så svarar hon:

– Absolut ja! För att jag tycker att det är den här typen av förändring som kan göra stor skillnad för både individen och organisationen och för att ni är fantastiskt bra på att det ni gör ”utifrån balans i livet”. Det leder till en förändring på riktigt!