Hem

Hela vårt arbetssätt förändrades i ett aktivitetsbaserat kontor

Ett mindre kontor där verksamheten kunde bedrivas utifrån ett aktivitetsbaserat kontor (ABW) stod högst på önskelistan när Upplands Idrottsförbund och SISU Idrottsutbildarna Uppland letade nya lokaler. Med på resan var Effektiv Nu, som hjälpte till att utbilda organisationen när flytten var ett faktum.

Dag Söderberg är Distriktsidrottschef för Upplands idrottsförbund. Han hade länge känt att organisationens kontor inte var ändamålsenligt med majoriteten av de anställda oftare ute i klubbverksamheten än sittandes vid kontorsbordet. Att börja jobba i ABW-miljö blev därför en naturlig väg att gå även om det också fanns en oro för om det skulle fungera i praktiken och om alla skulle trivas. – Efter att ha funderat över situationen bestämde vi oss för att ge det ett försök. Samtidigt som vi implementerade ett aktivitetsbaserat kontor ville vi också på sikt skapa ett helt papperslöst kontor där vi istället utnyttjade våra tekniska verktyg till fullo men vi kände att vi behövde hjälp för att klara av övergången, säger Dag.

Positiva utvärderingar

I det läget kom Effektiv Nu in i bilden. Att ta ett helhetsgrepp över situationen och stötta Dag och medarbetarna i flytten men samtidigt också jobba med de tekniska bitarna för att alla skulle kunna öka sin effektivitet och trivsel på det nya kontoret var målbilden. Utbildningen genomfördes som en heldag innan flytten och en halvdag efter att alla flyttat in i de nya lokalerna. Att genomföra utbildningen var en viktig insats för att få alla anställda att förstå förändringen och att sätta gemensamma spelregler för hur man skulle jobba i de nya lokalerna.

– Vi insåg under det första utbildningstillfället att vi faktiskt kunde mindre än vi trodde och utbildningen har bidragit jättemycket till att flytten blivit så positiv. Vår kursledare Fatih Akan var väldigt pedagogisk och jag har aldrig varit med om en utbildning där alla i personalen varit så positiva efteråt. Det är många små enkla detaljer i vardagen som vi förändrat och som verkligen gjort skillnad på kontoret, säger Dag.

Farhågorna om att man inte skulle trivas i ett aktivitetsbaserat kontor har i efterhand visat sig ogrundade. Med en rörlig personalstyrka och låg beläggning på kontoret finns det alltid plats. Att införa ett aktivitetsbaserat kontor kan också skapa nya kontaktytor mellan medarbetare som tidigare var placerade långt ifrån varandra. Men för att alla ska trivas är det viktigt att förankra den nya situationen hos de anställda och gemensamt bygga upp en fungerande miljö.

– Hela erbjudandet från Effektiv Nu var perfekt. Att vi kan återkomma efter utbildningen om vi har uppföljningsfrågor är toppen, inte minst för mig som chef eftersom mycket av frågorna hamnar hos mig annars, säger Dag.

KONTAKT

Tel: 072 310 16 33

Växel: 08- 506 362 83

Info[at]effektivnu.se

Post: Box 70396, 107 24 Stockholm

Besöksadress:
Klarabergsviadukten 70
111 64 Stockholm

Uppgång D, City Office, World Trade Center